Policies & Procedures ~
Normas y Procedimientos

(in alphabetical order/en orden alfabético por el término en inglés)

Appointment with a Priest or Deacon: Contact the church office to set up a meeting or check the Church Staff section in this directory for clergy information.

Cita con un Sacerdote o Diácono: Comunícate con la oficina parroquial para programar una reunión o consulta la sección del Personal de Oficina en este directorio para la información de contacto del clero.

Care of the Sick/Hospital Visitation: Parishioners who cannot attend to Mass because of advanced age or extended illness may call the Parish Nurse to arrange visitation by a member of our Homebound Ministry.  When a parishioner is sick or hospitalized, contact the church office to ensure that he/she is visited.  Let us know if he/she would like to receive Holy Communion.

Cuidado de Enfermos/Visitas en el Hospital: Los feligreses que no pueden asistir a Misa debido a su edad avanzada o una enfermedad prolongada pueden llamar a la Enferma Parroquial para programar la visita de un miembro de nuestro Ministerio para los Enfermos.  Cuando un feligrés esté enfermo u hospitalizado, comunícate con la oficina parroquial para asegurar que lo visiten.  Haznos saber si le gustaría recibir la Sagrada Comunión.

Communications Media: All parish announcements should be e-mailed to communications@stmarysjc.org or brought to the church office during regular business hours.  Use the “Announcement Submission Form” available on our parish website under the Connect tab.  Our parish uses the following methods to communicate information.

Medios de Comunicación: Todos los anuncios parroquiales deben enviarse por correo electrónico a communications@stmarysjc.org o llevarse a la oficina parroquial durante horas de oficina.  Usa el “Formulario para Publicar Anuncios” disponible en nuestro sitio web parroquial en la pestaña Connect.  Nuestra parroquia utiliza los siguientes métodos para comunicar información.

• • • Facebook: facebook.com/stmarysjohnsoncity
    • Instagram: instagram.com/stmarysjc
    • Outdoor church sign: Announcements on this sign are limited to parish events where we can invite our local community.
      Letrero a la entrada de la iglesia: Los anuncios en este letrero se limitan a eventos parroquiales a los que podemos invitar a nuestra comunidad local.
    • Parish Bulletin: Provide announcements before Thursday at 4 PM ten days before publication. The bulletin is available in paper copy or electronically via:
      • E-mail (parishesonline.com – search by Zip 37601, select St. Mary Church, in the “Recent Publications” box, click on the bulletin image, scroll down, click on the “Subscribe” button and enter your name and email address in the pop-up window)
      • Parish website (stmarysjc.org – click on the blue Bulletin button)
      • WeConnect parish mobile parish app (in the Stay Connected section)
    • Bulletin Inserts: Only one insert per week is allowed and parish and diocesan inserts take priority. Notify the church office at least ten days before the desired date to request approval from the Pastor.  No ministry is allowed inserts on consecutive weekends.  The ministry is responsible for bringing the necessary number of inserts to the office and should provide a person to insert them into the bulletins no later than 12 PM on the Friday before the desired weekend.
      • Boletín Parroquial: Provee los anuncios los jueves antes de las 4 PM diez días antes de la fecha deseada. El boletín está disponible en copia impresa o formato electrónico a través de:
      • Correo electrónico (parishesonline.com – busca por Zip 37601, selecciona St. Mary Church, en “Recent Publications”, oprime la imagen del boletín, desplázate hacia abajo, oprime el botón “Subscribe” e ingresa tu nombre y dirección de correo electrónico en la ventana emergente)
      • Sitio web parroquial (stmarysjc.org – oprime el botón azul Bulletin)
      • Aplicación móvil parroquial WeConnect (en la sección Stay Connected)
    • Encartes en el Boletín: Sólo se permite un encarte por semana y los encartes parroquiales y diocesanos tienen prioridad. Notifica a la oficina parroquial al menos diez días antes de la fecha deseada para solicitar la aprobación del Párroco.  No se permiten encartes del mismo ministerio en fines de semana consecutivos.  El ministerio es responsable de llevar la cantidad necesaria de encartes a la oficina y debe proporcionar una persona para que los inserte en los boletines no más tarde de las 12 PM el viernes anterior al fin de semana deseado.
    • Parish Website/Sitio Web Parroquial:org
    • Pulpit Announcement: Send announcement by Thursday at 10 AM.
      Anuncio desde el Púlpito: Envía el anuncio los jueves antes de las 10 AM.
    • Signs, posters, boxes: Any signs, posters, pictures, collection boxes or items to be displayed in the gathering area on an easel/table or posted on the bulletin board must be approved in advance by the Pastor. Nothing shall be taped to the glass doors/windows.  Only 3 posters in the hallway and/or 3 donation boxes in the gathering area will be allowed at any given time.  Similarly, only one fundraiser event per weekend can take place in the gathering area.
      Letreros, carteles, caja: Cualquier letrero, cartel, imagen, caja de colectas, o artículo para exhibir en el área de convivencia en un caballete/mesa o colocado en el tablero de anuncios debe tener la aprobación previa del Párroco.  No se debe pegar nada a las puertas/ventanas de vidrio.  Sólo se permitirán 3 carteles en el pasillo y/o 3 cajas de donaciones en el área de convivencia en un momento dado.  Del mismo modo, sólo se puede realizar un evento de recaudación de fondos por fin de semana en el área de convivencia.
    • The Sentinel: This is our weekly parish electronic newsletter. To subscribe, e-mail communications@stmarysjc.org.  Send announcement before Wednesday at 4 PM the week before publication.
      The Sentinel: Este es el boletín electrónico semanal en inglés de nuestra parroquia.  Para suscribirte, envía un correo electrónico a communications@stmarysjc.org.  Envía el anuncio los miércoles antes de las 4 PM la semana anterior a la publicación.
    • TV in gathering area: Announcements or presentations to be displayed on the TV must be approved by the Pastor. E-mail communications@stmarysjc.org for format requirements and instructions.
      Televisor en el área de convivencia: Los anuncios o presentaciones que se muestren en el televisor deben ser aprobados por el Párroco.  Envía un correo electrónico a communications@stmarysjc.org para obtener los requisitos de formato e instrucciones.
    • Twitter:com/stmarysjc
    • WeConnect Mobile Parish App: Download the app from the Apple store or Google Play and select “St. Mary’s Catholic Church” as your parish. For more information, visit: 4lpi.com/solutions/church-parish-app
      Aplicación Móvil Parroquial WeConnect: Descarga la aplicación de la tienda Apple o Google Play y selecciona “St. Mary’s Catholic Church” como tu parroquia.  Para más información, visita: 4lpi.com/solutions/church-parish-app
    • YouTube parish channel/canal parroquial: youtube.com/c/StMarysJC

Diocesan Policy on Sexual Abuse: Anyone who has actual knowledge of or reasonable cause to suspect an incident of sexual abuse should report such information to the appropriate civil authorities first, then to the Bishop’s office at 865-584-3307, or the diocesan victims’ assistance coordinator, Marla Lenihan, at 865-482-1388.

Procedimiento Diocesano para Informar sobre Casos de Abuso Sexual: Cualquier persona que tenga conocimiento real o una causa razonable para sospechar de un incidente de abuso sexual debe reportar primero tal información a las autoridades civiles apropiadas y luego llamar a la Oficina del Obispo al 865-584-3307 o a la coordinadora diocesana de asistencia a las víctimas, Marla Lenihan, al 865-482-1388.  Para asistencia en español durante el contacto inicial, comunícate con Blanca Primm al 865-862-5743.

Flowers to Adorn the Sanctuary: Church flower arrangements are available for purchase in honor or memory of a loved one or in celebration/thanksgiving of a special occasion.  A suggested minimum donation of $30 is tax-deductible and, if so desire, the intention can be acknowledged in the corresponding Sunday bulletin.  Size of the flower arrangement will be determined by the given donation and must be received two weeks prior to the chosen Sunday.  Use the flower calendar next to the kitchen window in the gathering area and complete the “Flower Donation Form.”  Contact the church office for additional information.

Flores para Adornar el Santuario: los arreglos florales están disponibles para su compra en honor o memoria de un ser querido o en celebración/acción de gracias por una ocasión especial.  Un donativo mínimo sugerido de $30 es deducible de impuestos y, si se desea, se puede mostrar la intención en el boletín dominical correspondiente.  El tamaño del arreglo floral será determinado por el donativo hecho y debe recibirse dos semanas antes del domingo elegido.  Usa el calendario de flores junto a la ventana de la cocina en el área de convivencia y completa el “Formulario de Donativos para Flores”.  Comunícate con la oficina parroquial para más detalles.

Funeral: Contact the church office to schedule a priest and time for the funeral and to prepare the liturgy.  Funerals normally are not celebrated on Sunday nor during the Paschal Triduum.

Funeral: Comunícate con la oficina parroquial para asignar un sacerdote, anotar el funeral en el calendario y preparar la liturgia.  Los funerales normalmente no se celebran los domingos ni durante el Triduo Pascual.

Hearing Assistance: Wireless hearing aid devices are available.  Talk to an usher before Mass if you need assistance in hearing the Mass.

Asistencia auditiva: Tenemos disponibles aparatos auditivos inalámbricos. Habla con un ujier antes de la Misa si necesitas ayuda para escuchar la Misa.

How to Give Your Weekly Offering: You may deposit your offering (cash or check payable to St. Mary’s Church) in the collection basket using church envelopes or your own.  Let the church office know if you wish to receive the monthly packet of church envelopes printed with your name and address.  Remember to notify the office promptly of any changes.  You may also give your weekly contribution by:

• Mail: 2211 East Lakeview Drive, Johnson City, TN 37601
• Online giving system: Visit our parish website (stmarysjc.org), click the “Give” tab, and follow the instructions on the screen.
• In person outside of Mass:
  • Bring to the church office during regular office hours.
  • Place inside an envelope with your name and address before depositing in the after-hours drop box (located on the wall to the left of the church office door).

Como Dar Tu Ofrenda Semanal: Puedes depositar tu ofrenda (en efectivo o cheque pagadero a St. Mary’s Church) en la canasta de la colecta usando los sobres de ofrendas de la parroquia o tu propio sobre.  Informa a la oficina parroquial si deseas recibir el paquete mensual de sobres de ofrenda impresos con tu nombre y dirección.  Recuerda notificar de inmediato a la oficina por cualquier cambio.  También, puedes dar tu donativo semanal de la siguiente manera:

• Correo postal: 2211 East Lakeview Drive, Johnson City, TN 37601
• Internet: Visita nuestro sitio web parroquial (stmarysjc.org), oprime la pestaña “Give” y sigue las instrucciones en pantalla.
• En persona fuera de Misa:
  • En la oficina parroquial durante el horario regular de oficina
• En el buzón para después de horas de oficina (ubicado en la pared a la izquierda de la puerta de la oficina parroquial) colocado dentro de un sobre con tu nombre y dirección antes de depositarlo en el buzón

Low-gluten Host: Get in the celebrant’s communion line and tell him your need.

Hostias Bajas en Gluten: Fórmate en la fila para la comunión del celebrante y dile lo que necesitas.

Mass Intention Requests: Parishioners may request up to 5 Masses per form and one form per week (after 7 days).  Intentions phoned in are limited to 3 due to the volume of calls sometimes coming into the church office.  Non-parishioners may request only 2 intentions per week.  You need to complete a “Mass Intention Request Form” (available in the church office, on our parish website, or in the literature rack located in the gathering area hallway).  Read the “Mass Intention Request Policy” on the back of the form before filling it out.  A new Mass Intentions Book for the calendar year opens for new Mass requests on the first Monday of Advent of the previous year.

Solicitudes de Intenciones de Misas: Los feligreses podrán solicitar hasta 5 Misas por formulario y un formulario por semana (después de 7 días).  Las intenciones solicitadas por teléfono están limitadas a 3 debido al volumen de llamadas que a veces llegan a la oficina.  Los no-feligreses podrán solicitar sólo 2 intenciones por semana.  Debes completar un “Formulario para Solicitar Intenciones de Misas” (disponible en la oficina parroquial, en nuestro sitio web parroquial o en el estante de literatura ubicado en el pasillo del área de convivencia).  Lee las “Normas para Solicitar Intenciones de Misas” en el reverso del formulario antes de llenarlo.  El Libro de Intenciones de Misas del año se abre para nuevas solicitudes de Misas el primer lunes de Adviento del año anterior.

Ministry Card Rack: Check the rack located in the gathering area for a detailed description (English and Spanish) of all our parish active ministries.

Estante de Tarjetas de Ministerios: Consulta el estante ubicado en el área de convivencia para obtener una descripción detallada (inglés y español) de todos los ministerios activos en nuestra parroquia.

Moving: Let the church office promptly know if your contact information (address, phone, e-mail address) changes or if we need to update your family information.

Mudanza: Comunícate con la oficina parroquial de inmediato si tu información de contacto (dirección, teléfono, dirección de correo electrónico) cambia o si necesitamos actualizar cualquier otra información de tu familia.

Parishioner’s Registration: Packets are in the literature rack located in the gathering area hallway.  Registration forms also are available on our parish website under the Connect tab.

Inscripción de Feligreses: Los paquetes se encuentran en el estante de literatura ubicado en el pasillo del área de convivencia.  Los formularios de inscripción también están disponibles en el sitio web parroquial bajo la pestaña Connect.

Quinceañera Mass: Contact the parish office to reserve the date and begin the preparation.  This Mass normally is not celebrated on Sunday nor during Lent/Paschal Triduum.  The young woman must have received all the sacraments of initiation (Baptism, Confirmation, and Eucharist) and is required to attend Youth Group at least one year before requesting the celebration of this Mass.  Additional requirements are listed on the Mass request form.

Misa de Quinceañera: Comunícate con la oficina parroquial para reservar la fecha y comenzar la preparación.  Esta Misa normalmente no se celebra en domingo ni durante la Cuaresma/Triduo Pascual.  Se requiere que la joven haya recibido todos los sacramentos de iniciación (Bautismo, Confirmación y Eucaristía) y que asista al Grupo de Jóvenes al menos durante un año antes de solicitar la celebración de esta Misa.  Requisitos adicionales se enumeran en el formulario de solicitud de Misas.

Safe Environment: The Diocese of Knoxville’s Safe Environment policies requires anyone over the age of 18, who can be alone with or in proximity to either a minor (below 18 years of age) or a vulnerable adult, to complete the Diocesan Safe Environment program before they may begin working with ministries, groups, and organizations.  The mandatory renewal training must be completed every 5 years.  For additional information, visit: dioknox.org/creating-a-safe-environment.

Ambiente Seguro: Las normas de Ambiente Seguro de la Diócesis de Knoxville requieren que cualquier persona mayor de 18 años, que pueda estar sola con o cerca de un menor de edad (menor de 18 años) o un adulto vulnerable, complete el programa Diocesano de Ambiente Seguro antes de que puedan comenzar a trabajar con ministerios, grupos y organizaciones.  La capacitación debe renovarse obligatoriamente cada 5 años.  Para obtener información adicional, visita: dioknox.org/apostoladohispano y desplázate hacia abajo hasta la sección “Creando Un Ambiente Seguro”.

Space/Calendar Request for Parish Events: The church calendar is reset on June 30^th of each year.  Ministries may begin requesting space for their meetings/events on June 1^st of each year.  To request space within our church for a ministry event or to put on the church calendar, contact the church office to obtain all the guidelines and required forms.  The desired date cannot be reserved on the calendar until all paperwork is completed and the event is approved by the Pastor.

• If the event is a fundraiser or requires liability insurance, the forms must be submitted at least 30 days from the desired date for events with expected sales under $3000 or 60 days if above that amount. If alcohol will be served during the event, forms must be submitted at least 60 days in advance.
• Additional paperwork may need to be completed, and a non-refundable liability insurance fee must be paid in advance. Read all details in the “Terms of Use on the Request for Use of Church Space & Equipment” on the back of the form.
• Completed forms may be brought to the church office, placed in the church after-hours drop-box, or e-mailed to church.secretary@stmarysjc.org.

Solicitud de Instalaciones/Espacio en el Calendario para Eventos Parroquiales: El calendario parroquial se reajusta el 30 de junio de cada año.  Los ministerios pueden comenzar a solicitar instalaciones para sus reuniones/eventos el 1 de junio de cada año.  Para solicitar un lugar dentro de los terrenos de la parroquia para eventos de un ministerio o poner el evento en el calendario parroquial, comunícate con la oficina parroquial para obtener todas las pautas y formularios requeridos.  La fecha deseada no se puede reservar en el calendario hasta que se complete todo el papeleo y el evento sea aprobado por el Párroco.

• Si el evento es una recaudación de fondos o requiere de un seguro de responsabilidad civil, los formularios deben enviarse al menos 30 días a partir de la fecha deseada para los eventos con ventas esperadas debajo de $3000 o 60 días si supera esa cantidad. Si se servirá alcohol durante el evento, los formularios deben enviarse al menos con 60 días de anticipación.
• Tal vez se necesite completar papeleo adicional y pagar por adelantado una tarifa de seguro de responsabilidad no reembolsable. Lee todos los detalles en los “Términos de Uso de la Solicitud de Instalaciones y Equipos Parroquiales” en el reverso del formulario.
• Los formularios que han sido completados pueden llevarse a la oficina parroquial, colocarse en el buzón para después de horas de oficina, o enviarse por correo electrónico a church.secretary@stmarysjc.org.

Space/Calendar Request for Non-Parish Events: All the requirements listed on the “Space/Calendar Request for Parish Events” mentioned above still apply to this request.  Additional fees may be required depending on the type of event and facilities requested.  See “Schedule of Fees for Non-Parish Events” form for all the details.  All non-parish events must be approved by the Pastor.

Solicitud de Instalaciones/Espacio en el Calendario para Eventos No-Parroquiales: Todos los requisitos enumerados en la “Solicitud de Instalaciones/ Espacio en el Calendario para Eventos Parroquiales” mencionados anteriormente también aplican para esta solicitud.  Es posible que se requieran tarifas adicionales según el tipo de evento e instalaciones solicitadas.  Consulta el formulario “Lista de Honorarios para Eventos No-Parroquiales” para obtener todos los detalles.  Todos los eventos no-parroquiales deben ser aprobados por el Párroco.

Three-Year-Old Child Presentations: Contact the priest to coordinate the date. These presentations are celebrated only at the 8:30 AM Saturday Mass or at the
12 PM Sunday Mass.

Presentaciones de Niños de Tres Años: Comunícate con el sacerdote para coordinar la fecha.  Estas presentaciones sólo se celebran en Misa de 8:30 AM los sábados o de 12 PM los domingos.